Tak Fasih gunakan Layanan Telekonferensi? Ini dia Etikanya
Telekonferensi menjadi salah satu solusi penting pada era teknologi yang dinamis ini. Dengan begitu, jarak dan biaya bukan masalah lagi untuk berhubungan dengan rekan atau kolega bisnis yang berada di tempat jauh. Meski prosesnya sama dengan panggilan telepon biasa, tetapi ada beberapa etika telekonferensi yang harus diperhatikan agar perbincangan berjalan lancar, lho. Berikut ini lima di antaranya:
1. Tepat waktu
Beberapa kota besar di Indonesia dan dunia terkenal akan kemacetannya yang luar biasa. Hal itu bikin pertemuan kerap terhambat oleh keterlambatan kehadiran para peserta meeting. Tetapi alasan yang satu itu tentu tidak bisa diterima kalau anda menggantinya dengan telekonferensi.
Meski sedang sibuk melakukan hal lain, anda harus tepat waktu untuk berada di ruang telekonferensi maya. Apalagi kegiatan ini juga menyangkut orang banyak, yang mungkin memiliki kesibukan atau waktu berlainan. Jadi, sisihkan waktu sekira 15 hingga 30 menit sebelum telekonferensi di mulai untuk bersiap-siap.
2. Umumkan Kehadiran
Berbagai layanan telekonferensi, seperti Aplika Bisnis, memiliki fitur yang bisa memberi tahu peserta rapat akan kehadiran peserta lainnya. Bentuknya berbeda-beda, bisa berupa sebuah nada atau pop-up message. Walaupun sudah ada penanda seperti itu, ada baiknya jika anda tetap memperkenalkan diri saat masuk ke teleconference room. Misalnya, dengan menyebutkan nama, lokasi, dan posisi.
Penyebutan nama juga sebaiknya dilakukan sebelum anda mulai bicara, apalagi jika memilih layanan telekonferensi telepon yang tidak melibatkan wajah. Sebab tidak semua orang mampu mengingat banyak jenis suara sekaligus.
3. Persiapkan Catatan
Untuk menghemat waktu dan biaya, bawa buku kecil anda saat melakukan telekonferensi. Selain berguna untuk mencatat pertanyaan atau diskusi yang akan dibahas, buku tersebut juga penting untuk menuliskan hasil rapat. Langkah ini bakal berguna jika percakapan lupa direkam atau waktu yang dimiliki hanya sedikit.
Jika anda terbiasa mencatat menggunakan komputer jinjing (laptop), sebaiknya cari alternatif lain. Sebab terkadang suara jari yang beradu dengan papan ketik bisa terdengar hingga ke sambungan telepon di seberang sana dan mengganggu konsentrasi orang lain. Mungkin anda bisa mencoba menggantinya dengan menggunakan tablet yang dilengkapi stylus.
4. Konsentrasi Penuh
Pada prinsipnya, kita harus memperlakukan rapat ini seperti pertemuan biasa, meskipun terpisah oleh jarak dan tidak tatap muka langsung. Pusatkan perhatian pada telekonferensi dan abaikan makanan atau pekerjaan yang menumpuk di depan anda. Hargai rekan meeting yang telah meluangkan waktunya untuk hal ini dengan tidak mengudap atau melakukan hal lain, meskipun mereka tidak melihatnya.
5. Perkecil Gangguan
Panggilan jarak jauh ini bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika anda sedang di rumah dengan suara televisi menyala. Sebaiknya, pilih tempat yang sepi dan tidak banyak gangguan. Anda tentu tidak ingin rapat penting terganggu oleh ocehan teman-teman lain atau suara penjaja makanan, toh? Jadi, pilih ruangan yang kedap suara atau matikan gadget-gadget lain di sekitar anda untuk mengurangi kemungkinan feedback.
Saat anda sedang tidak bicara, upayakan untuk mengaktifkan fitur mute agar tidak mengganggu peserta konferensi lain dengan suara-suara yang tidak perlu. Jika anda perlu bicara, baru nyalakan lagi. Sejumlah penyedia layanan telekonferensi, termasuk Aplika Bisnis, sudah menyertakan fitur ini untuk membuat anda dan kolega nyaman dalam melakukan telepon jarak jauh.
Untuk membuktikan fitur ini, kamu bisa segera menghubungi Aplika Bisnis. Caranya mudah sekali. Cukup mengirimkan email ke sales [at] aplikabisnis [dot] com. Untuk informasi selanjutnya, anda bisa hubungi layanan pelanggan di nomor telepon 021-29866186.
Salam
Tim Aplika
