Aplikabisnis

Fitur Registrasi di Aplikasi Zoom Membantu Penyelenggara Memastikan Peserta Sesuai Dengan Pendaftar

Sering repot melihat daftar peserta dan mensortir peserta atau partisipan di waiting room untuk memastikan apakah mereka akan kita allow atau perbolehkan untuk masuk ke ruangan Zoom kita?

Bila anda adalah pihak yang sering ngadakan acara, rapat, seminar atau workshop melalui Aplikasi Zoom seperti teman-teman Aplika EO@pusatworkshop atau @aplikabisnis,  anda mungkin pernah menghadapi kendala terutama untuk memastikan bahwa yang bergabung dalam acara di zoom adalah participant atau peserta yang sudah mendaftarkan diri.   Ada fitur “Registration” dari Zoom yang membantu pihak penyelenggara untuk mengatur pendaftaran dan persiapan acara sebelum acara dimulai.

Beberapa hal dimana fitur registrasi ini dapat membantu penyelenggara:

  1.  Membuat Custom Form Pendaftaran atau Landing Page dalam Aplikasi ZOOM
  2.  Mengirimkan link yang unik untuk setiap pendaftar (bukan link yang dapat disebarkan ke pihak lain).
  3.  Memastikan nama yang didaftarkan sesuai nama yang bergabung
  4.  Bila nama yang ingin bergabung belum terdaftar, peserta akan diminta untuk mendaftarkan diri terlebih dahulu.

Hal-hal di atas ini membantu mengamankan jalannya acara anda dari orang-orang yang tidak berkepentingan atau pihak yang ingin melakukan zoombooming dalam acara anda.

Berikut cara-cara menggunakan fitur Registrasi ini:

Login ke Akun Zoom

Silahkan melakukan login ke akun Zoom Anda melalui web browser.

Jadwalkan Event

Input Topic, Deskripsi, pengaturan waktu, durasi dan pilih zona waktu. Untuk mengaktifkan fitur registrasi, silakan ceklis Required lalu klik Save.

 

Edit Registration

Pada bagian Registration, Klik Edit pada bagian Registration Options.

 

Pengaturan Registration

Automatically Approve: setiap pendaftar yang melakukan registrasi otomatis akan menerima email konfirmasi bahwa pendaftaran sudah dikonfirmasi disertai link join Zoom

Manually Approve: setiap pendaftar masuk wajib meminta approve dari host.  Ini berguna bila anda sebagai host ingin memastikan pendaftar berhak ikut acara yang anda akan selenggarakan dan untuk pihak yang tidak diizinkan dapat ditolak.

Send an email to host when someone registers: membantu penyelenggara mengetahui setiap ada peserta yang mendaftar.

Close registration after event date: link pendaftaran sudah tidak bisa diakses setelah event dilaksanakan

Allow attendees to join from multiple devices: peserta dapat join lebih dari 1 device.  Silahkan unselect opsi ini agar 1 peserta hanya bergabung dalam 1 nama.

Show social share buttons on registration page: registrant dapat membagikan informasi registrasi event melalui social media yang dapat di klik langsung pada button di page registrasi.

Edit Questions

Terdapat pilihan pertanyaan yang bisa Anda pilih dan menjadikannya wajib atau tidak bisa diatur pada kolom required.

Adapun pertanyaan lain yang Anda inginkan dapat ditambahkan pada tab Custom Questions.

 

Customize Event Banner

Anda dapat meng-upload banner event sesuai ukuran yang telah ditetapkan yaitu maksimal 1280px by 400px. Selain banner, logo juga  dapat diupload dengan maksimal ukuran 400px by 400px.

 

Share Link Registration

Setelah semua disetting, Anda dapat membagikan link registrasi.

Edit Meeting Setting

Meeting Admin atau Host dapat mengubah settingan kapanpun tanpa mengubah link registrasi sebelumnya.

Participant Registration

Setelah pendaftar mengakses link yang dibagikan, maka akan diarahkan ke registration page.

Tampilan di atas adalah halaman confirmation page yang tampil setelah pendaftar klik Register.

URL yang tampil pada halaman tersebut adalah link join Zoom yang berlaku untuk pendaftar. URL tersebut bersifat unik untuk setiap pendaftar, untuk itu link tersebut tidak dapat dibagikan ke orang lain.

Link Pribadi dikirimkan melalui Email konfirmasi 

Selain di halaman tersebut, Anda akan mendapatkan email konfirmasi dari Zoom yang berisi informasi acara dan link join Zoom.  Link ini merupakan link pribadi dan tidak untuk disebarluaskan kepada pihak lain.

 

Join Meeting dengan Nama Sesuai Pendaftaran

Pada saat hari H, Anda cukup klik link yang ada pada email konfirmasi dan nama yang Anda daftarkan akan menjadi nama yang tampil di ruangan Zoom.

Dengan melakukan langkah-langkah di atas dan memilih setting yang disesuaikan dengan acara, penyelenggara dapat terbantu untuk memastikan bahwa acara penyelanggara diikuti oleh orang-orang yang sudah mendaftar.  Selamat Mencoba!!!

Scroll to Top